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第13部分(第3页)

活用工作转换之间空白的三至五分钟的时间,例如写便条纸,将必须完成的工作逐一写下,这样你在继续后面的工作时,就会相当流畅。

(F)抽时间订定作战策略

“如果有时间,应该做些什么”如果一直这么想的话,那你永远找不到空闲时间。一天抽个十分钟、一星期抽半天的时间,利用这短短几分钟或几小时,来安排作战策略。任何事都走到尽头,才开始想下一步要怎么走,这样会浪费很多时间,倒不如将完成的工作整理好,照这个步骤安排,这种作战时间可能会使你的工作过程更加流畅,而且更有效率。

分配工作

那么我们就来谈谈我们还没有提到的第三点。就是“将工作和人员分类,依照难易度、经历、性格等等分配工作。”

一旦确实执行我们前面提到的“创造时间的秘诀”,领导者应该多少可以空出时间,指导部下。这时候,不管再怎么忙,工作还是会有起伏波动。

特意不将工作交给老手做,而抽出时间给初学者或是新进人员,让他们从实际的工作中尝试、习惯。

和这点同时实行的还有;将工作和人分类,依照难易度、经历、性格等等分配工作。例如“A作业由M、N先生负责”、“B作业由M、N先生,加上O、P先生负责”、“C作业由M、N、P先生,加上Q、R、S、T、U、V先生负责”、“D作业则由X、Y先生负责”做类似这样的分类和整理。

这样一来,当A、B、C工作增加时,不只M、N先生,O、P、Q、R、S、T、U、V先生也都可以动员。

当然,管理者的脑海里应该有这种动员团才对,可是一忙起来,产生先入为主的观念直接将工作丢给熟悉业务的M、N先生。这样一来,这两个老手又累积了一堆工作。

这样,好不容易才将业务熟悉的人,手边却没有工作可以学习,反而是M、N先生忙得不可开交,这种情况在很多公司都看得到。

就算已经知道的事情,可以通过协作整理分类,变得更加明确,也可以达到有效果的作业分配及协作体制。

〈七〉及时发现问题

发现问题

本章一开始,就提到迈入三十岁这个阶段之后,别人对你和二十岁的时候要求完全不同,“管理能力”、“指导能力”、“改善能力”都是你需要具备的。

一旦进入三十岁这个阶段,就成了公司或是部门的领导者,被赋予的期待也提高,例如整顿公司内的团队,引导团队前进,这些都是需要管理能力、指导能力还有改善能力。这一点我们之前也已经提到过了。前面已经针对管理能力和指导能力讲解过了,以下就针对第三种的“改善能力”做详述。

三十岁的中层干部,不能只是说一做一,进一步被要求要有自主地去发掘问题并加以改善的能力

刚开始我们曾针对改善能力的概述做过一番说明,“本人发现问题点,如果只是默默地改善是不够的。应该带动部属和后辈,让整个公司都一起推动改善运动。”话虽然这样说,但是想做到这种程度,的确相当困难。

首先,你自己本身要自主地去发现问题,然后思考更好的做法,并加以实行,这是先决条件。

那么我们就从“如何发现问题”开始。

发现问题的第一要点是———意识到理想、目标和现实之间的差距。

例如“这个月的销售目标,并没有订得很离谱,但是为什么还是不能达到目标(现实)呢?”我们就从这里开始吧!

第二个要点就是重新诚实地审视周边的事情。抱着“真奇怪”、“有点危险”、“真令人烦恼”、“真困扰”、“这是为什么呢?”、“这是什么?”这种态度去看,一定可能性发现很多问题。

例如,“在公司里,所有的领导干部里面只有我总是忙得团团转,真奇怪”、“这个公司里面,太杂乱,连个立足之地也没有。如果某个人不小心跌倒的话,会有点危险。”、“这个客户的付款条件愈来愈差,可能有点危险。”、“前工程进度一直落后,真烦恼”、“所以后工程的完工期限也受到影响,真困扰”等等情况。或者是“部门共有五个人,为什么只有他能快速完成(业绩抢眼)?”、“他和其他人使用不同的方法,是什么?”注意这些少见、优秀、不同一般的现象,可以成为改善的开始。

检查遗漏的盲点

第三个重点就是使用检验表或是矩阵表(直、横相交的表格),发现盲点。例如“检验销售业绩往上拉的营业员,他必定附带的基本东西”或是“将商品放在直轴,以访问次数为检验基准,就能知道访问次数对业绩的影响有多大。”等等类似的东西,就可以明白找出问题点、盲点,并知道哪里需要改善。

像这样子进行,不管是不是上面交代下来的,你如果身为公司的领导者(管理者),就应该为公司,自觉地将应该需要改善的地方找出来。这时候,如果可以邀请公司其他员工加入这个活动,那么应该可以慢慢发展成全公司的一种改善运动。

但是应该在什么阶段和公司其他员工说明呢?这点也得多下点功夫才行。是要你自己有某种程度的准备的时候,还是一开始就邀他们加入?如果一开始就请他们加入,对方必须要有相当程度的热情;如果对方没有干劲,那么你可能要先有万全的准备,再请他们加入。或是让热心的员工自主性的加入,这也能展现一些成果。

不管选择何种做法,全凭领导者的手法和状况而定。

但不论是哪一种方法,最好不要“强迫”。应该要让他们能实际体会“改善运动的实行,使我们可以更轻松的工作”或是“可以快快乐乐的完成工作”、“大家朝着同一个目标前进,互相合作发挥实力,呈现好的成果,这也是件很快乐的事情。”能不能做到要看领导者的手法。

但是,如果发现很多地方需要改善,不可能一次就全部解决,那么应该从哪一点着手,又牵涉到我们前面提到的“判断力”。“哪一件是最急迫的?”以紧急度最高的事件优先处理。但是如果单以紧急度为判断基准,那么优先处理的可能永远局限在眼前的事情,这样就无法?

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